1. เทคนิคการป้อนข้อมูลเดียวกันลงในหลายๆ เซลล์ในครั้งเดียว
1. เลือกเซลล์ที่เราต้องการป้อนข้อมูล
2. เซลล์นั้นอาจเป็นเซลล์ที่ต่อเนื่องกันหรือไม่ต่อเนื่องกันก็ได้ พิมพ์ข้อมูลและกดแป้น CTRL+ENTER
2. เทคนิคเกี่ยวกับการจัดรูปแบบแผ่นงาน
ใช้เราลักษณะการจัดรูปแบบเหล่านี้ เพื่อแสดงข้อมูลของเราอย่างมีประสิทธิภาพ จัดรูปแบบข้อความ และอักขระแต่ละตัว ในการทำให้ข้อความดูสะดุดตา เราสามารถจัดรูปแบบให้กับข้อความทั้งหมดในเซลล์ หรือเฉพาะอักขระบางตัวก็ได้ โดยให้เลือกอักขระที่ต้องการจัดรูปแบบ แล้วคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ
หมุนข้อความ และเส้นขอบ ข้อมูลในคอลัมน์มักจะแคบมากๆ ขณะที่ป้ายชื่อคอลัมน์จะกว้างกว่ามาก แทนที่จะสร้างคอลัมน์กว้างๆ หรือย่อป้ายชื่อคอลัมน์โดยไม่จำเป็น เราก็อาจใช้วิธีหมุนข้อความ และใส่เส้นขอบที่จะหมุนไปด้วยมุมเดียวกับข้อความ
เพิ่มเส้นขอบ สี และลวดลาย เพื่อแยกความแตกต่างของข้อมูลแต่ละชนิดบนแผ่นงาน เราสามารถใส่เส้นขอบให้กับเซลล์ แรเงาเซลล์ด้วยสีพื้นหลัง หรือแรเงาเซลล์ด้วยลวดลายแบบมีสี
3. เทคนิคการเคลื่อนที่ภายในสมุดงาน
การย้ายและเลื่อนขึ้นลงในแผ่นงาน
เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเซลล์บนแผ่นงาน ให้คลิกเซลล์ใดๆ หรือใช้แป้นลูกศร เมื่อเราย้ายไปที่เซลล์ เซลล์ก็จะกลายเป็น เซลล์ที่ใช้งานอยู่ เมื่อต้องการดูพื้นที่ต่างๆ ของแผ่นงาน ให้ใช้ แถบเลื่อน
เมื่อต้องการเลื่อน
ให้ทำดังนี้
แถวขึ้นหรือลงหนึ่งแถว
คลิกลูกศรในแถบเลื่อนแนวตั้ง
คอลัมน์ไปทางซ้ายหรือขวาหนึ่งคอลัมน์
คลิกลูกศรในแถบเลื่อนแนวนอน
หน้าต่างขึ้นหรือลงหนึ่งหน้าต่าง
คลิกบนหรือล่างของกล่องเลื่อนในแถบเลื่อนแนวตั้ง
หน้าต่างไปทางซ้ายหรือขวาหนึ่งหน้าต่าง
คลิกไปทางซ้ายหรือขวาของกล่องเลื่อนในแถบเลื่อนแนวนอน
ระยะไกล
ลากกล่องเลื่อนไปยังตำแหน่งที่สอดคล้องโดยประมาณ ในแผ่นงานที่มีขนาดใหญ่มากๆ ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ขณะลาก
การสลับไปยังแผ่นงานอื่นๆ ในสมุดงาน
1. คลิกที่แท็บแผ่นงานสำหรับแผ่นอื่น
2. ถ้าเราไม่เห็นแท็บที่ต้องการ ให้คลิกที่ปุ่มเลื่อนแท็บ เพื่อแสดงแท็บที่ต้องการ แล้วให้คลิกที่แท็บนั้น
คำแนะนำ ถ้าสมุดงานของเราประกอบด้วยหลายแผ่นงาน คลิกขวาที่ปุ่มเลื่อนแท็บ และคลิกที่แผ่นงานที่เราต้องการ
4. เทคนิคการเปลี่ยนพื้นหลังของแผ่นงาน
ารเปลี่ยนพื้นหลังของแผ่นงาน การเปลี่ยนพื้นหลังของแผ่นงาน นั้น เป็นการเสริมภาพต่าง ๆ ลงไป ดังนั้น ผู้ใช้ต้องเตรียมภาพ สำหรับวางพื้นหลัง .ขั้นตอนคำสั่ง 1. คลิกเมนู รูปแบบ > แผ่นข้อมูล > พื้นหลังจากนั้นจะปรากฎกรอบ พื้นหลังแผ่นงาน ..ให้เลือกภาพที่ต้องการ จากคลิกปุ่ม เปิด
5. เทคนิคการคำนวณ ต่าง Work Sheet
ในการคำนวณต่าง Work Sheet จะมีลักษณะที่ต่างจากการคำนวณภายใน Work Sheet อยู่ส่วนหนึ่งเท่านั้น นั่นคือ
เมื่อต้องการอ้างข้อมูลที่อยู่ใน Work Sheet ไหน ก็จะต้องมีการอ้างถึงชื่อ Work Sheet ที่จะนำข้อมูลมาคำนวณ โดยจะมีรูปแบบในการอ้าง Work Sheet ดังนี้
ชื่อ Work Sheet ที่อ้างถึง ! Range ของข้อมูลใน Sheet ที่อ้างถึงเพื่อนำมาคำนวณ
** สังเกตว่า หลังจากชื่อ Work Sheet แล้วจะต้องมีเครื่องหมาย ! อยูหลังชื่อ Work Sheet เสมอแล้วหลังเครื่องหมาย ! ก็จะเป็นการอ้างถึงข้อมูลภายใน Work Sheet นั้นตามปกติ
ตัวอย่าง ต้องการคำนวนโดยหาผลรวมของข้อมูลช่วง A1 ถึง B10 ใน Work Sheet ชื่อ Sheet1 โดยให้แสดง
ผลลัพธ์ ใน Work Sheet ชื่อ Sheet3 ที่เซลล์ A1 จะสามารถป้อนสูตรในเซลล์ A1 ใน Sheet3 ได้ดังนี้
1. คลิกเมาส์ที่ชื่อ Sheet3 ให้ Active
2. คลิกที่เซลล์ A1 ของ Sheet3 เพื่อป้อนสูตร โดยพิมพ์สูตร = SUM(Sheet1!A1:B10)
3. กดปุ่ม enter เพื่อจบการป้อนสูตร ก็จะได้ผลลัพธ์แสดงที่ช่อง A1 ของ Sheet3 6. เทคนิคการสร้างกราฟ (Chart) ใน Ms Excel
a. สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนการสร้างกราฟ
ในการสร้างกราฟใน Excel สิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณา คือ ข้อมูลที่จะนำมาสร้างกราฟ ,ลักษณะข้อมูลที่จะนำมาสร้างกราฟ และชนิดของกราฟที่ต้องการนำเสนอ
b. เมื่อเลือกคำสั่ง chart สิ่งที่ต้องรู้จัก และขั้นตอน 4 ขั้นตอน
การสร้างกราฟ ทำดังนี้
1. ให้ดำเนินการเลือกกลุ่มข้อมูลจะนำมาสร้างกราฟโดยทำแถบสี (Highlight)
2. คลิกแถบเมนู insert -> chart หรือคลิกที่แถบเครื่องมือ สัญลักษณ์ จะปรากฎเป็นตัวช่วยในการสร้างกราฟเข้าสู่ขั้นตอนที่ 1 Chart Type ให้คลิกเลือกรูปแบบของกราฟมาตรฐาน (Standard Types) ที่ผู้ใช้ต้องการในส่วนของ Chat type เช่น ต้องการสร้างกราฟเชิงเส้น (line) แล้วด้านขวามือ เป็นการเลือกรูปแบบย่อยของกราฟแท่งที่ต้องการ (Chart sub-type) เพื่อให้เหมาะกับที่ต้องการนำเสนอ เช่น ต้องกราฟเชิงเส้นที่มีการกำหนดจุดของค่าบนกราฟด้วย
ในขั้นตอนที่ 1 นี้จะมีปุ่ม Press and Hold to View Sample เพื่อให้ผู้ใช้ดูลักษณะของกราฟที่เลือกเพื่อตัดสินใจที่จะทำขั้นตอนต่อไป โดยผู้ใช้ต้องคลิกปุ่มนี้ค้างไว้ กราฟตัวอย่างจึงจะปรากฎขึ้น เมื่อปล่อยคลิก กราฟตัวอย่างก็จะเปลี่ยนเป็น Chart sub-type ตามเดิม คลิกปุ่ม Next > เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนที่ 2 Chart Source Data
ในขั้นตอนที่ 2 นี้จะให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลที่จะนำมาสร้างกราฟซึ่ง ได้กำหนดช่วงของข้อมูล (Data range) ตั้งแต่แรกก่อนที่จะสร้างกราฟแล้ว จึงทำให้ ช่อง Data range : ปรากฎเป็นช่วงของข้อมูลให้เห็น แต่ถ้าผู้ใช้ไม่ได้กำหนดช่วงของข้อมูลมาก่อนการสร้างกราฟ ก็สามารถระบุช่วงของข้อมูลได้ในขั้นตอนนี้ ด้วยการพิมพ์ช่วงข้อมูลในช่อง Data range หรือใช้เมาส์ลากกำหนดขอบเขตของข้อมูลก็ได้
ในส่วนของ Series in นั้น เป็นตัวเลือกที่ให้ผู้ใช้ระบุถึงลักษณะข้อมูลที่ต้องการให้แกน X นำเสนอโดยใช้ค่าใด เช่น Series in Rows -> ให้ Row แรกของกลุ่มข้อมูล เป็นข้อมูลแกน X
Series in Column -> ให้ Columns แรกของกลุ่มข้อมูล เป็นข้อมูลแกน X
สังเกตว่าเลือก Series in Rows ได้กราฟที่แกน X แสดงข้อมูลเป็นวัน ให้เห็น
หากผู้ใช้ต้องการนำ Series เพิ่มเข้ามา หรือนำออก ต้องคลิกเลือกที่เมนูย่อย Series ซึ่งจะทำหน้าที่ในการจัดการเกียวกับการกำหนด Series ของข้อมูล
ในส่วนของเมนูย่อย Series นี้จะมีช่องที่ให้ผู้ใช้กำหนดค่า ดังนี้
Name แสดงตำแหน่งเก็บชื่อ Series ใน Work Sheet สามารถเปลี่ยนแปลงได้
Value แสดงตำแหน่งเก็บค่าใน Work Sheet สามารถเปลี่ยนแปลงได้
Category(x) axis label แสดงตำแหน่งชื่อในแกน X
- คลิกปุ่ม Next > เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนที่ 3 Chart Options
ในส่วนที่ 3 นี้จะมีหลายเมนูย่อยซึ่งผู้ใช้สามารถกำหนดรายละเอียดให้กับกราฟได้ดังนี้
เมนูย่อย Titles เกี่ยวกับการกำหนดชื่อกราฟ ชื่อแกนของกราฟ ประกอบด้วย
· Chart Title: ใส่ชื่อกราฟ หรือข้อความอธิบายกราฟ
· Category (X) axis: ใส่ข้อความอธิบายแกน X
· Category (Y) axis: ใส่ข้อความอธิบายแกน Y
เมนูย่อย Axes เกี่ยวกับการกำหนด แกนหลัก Primary axis ประกอบด้วย
· Category (X) axis: กำหนดให้มีการแสดงหรือไม่แสดงค่าในแกน X ตามรูปแบบ Automatic; Category หรือ Time-scale
· Value (Y) axis: กำหนดให้มีการแสดงหรือไม่แสดงค่าในแกน Y
เมนูย่อย Gridlines เกี่ยวกับการกำหนดเส้นตัดแกนเพื่อให้อ่านกราฟได้สะดวกประกอบด้วย
· Category (X) axis: แสดงเส้นตัดแกน X ทั้งเส้นตัดแกนหลัก (Major gridlines) หรือเส้นตัดแกนรอง (Minor gridlines)
· Category (Y) axis: แสดงเส้นตัดแกน Y ทั้งเส้นตัดแกนหลัก (Major gridlines) หรือเส้นตัดแกนรอง (Minor gridlines)
เมนูย่อย Legend เกี่ยวกับการแสดงคำอธิบายกราฟแต่ละจุดหรือแต่ละค่า ประกอบด้วย
· Show legend กำหนดให้แสดงหรือไม่แสดงคำอธิบาย
· Placement: กำหนดการจัดวางตำแหน่งของคำอธิบาย ด้านล่างกราฟ (Bottom), ด้านมุมกราฟ (Corner), ด้านบนกราฟ (Top) ด้านขวากราฟ (Right) และ ด้านซ้ายกราฟ (Left)
เมนูย่อย Data Labels เกี่ยวกับการกำหนดให้แสดงข้อมูลบนกราฟหรือไม่ ประกอบด้วย
· Series Name กำหนดแสดงชื่อกลุ่มชุดข้อมูลบนกราฟ
· Category name กำหนดให้แสดงข้อความในแกน X บนกราฟ
· value กำหนดให้แสดงค่าในแกน Y บนกราฟ
เมนูย่อย Data Table เกี่ยวกับการแสดงตารางข้อมูลต่อท้ายกราฟ ประกอบด้วย
· Show data table กำหนดให้แสดงตารางข้อมูลต่อท้ายกราฟ
· Show legend keys กำหนดให้แสดงสีของ legend ที่ชื่อในตารางข้อมูล
- คลิกปุ่ม Next > เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนที่ 4 Chart Location
ในขั้นตอนที่ 4 เป็นการระบุเพื่อให้กราฟที่ถูกสร้างขึ้นนำไปวางไว้ในบริเวณที่ต้องการมีตัวเลือกเพื่อให้คลิกเลือกในส่วน Place Chart ดังนี้
· As new sheet: กราฟที่สร้างได้จะนำไปว่างใน work Sheet แผ่นใหม่ ตามที่กำหนด
· As Object in: กราฟที่สร้างได้สามารถกำหนดให้เป็นวัตถุ(เหมือนรูปภาพ) เลือกให้นำไปวางใน Work Sheet ที่ต้องการได้
- ผู้ใช้สามารถ คลิกปุ่ม
c. การแก้ไขกราฟ เมื่อสร้างเสร็จแล้ว
เมื่อสร้างกราฟได้แล้ว หากต้องการแก้ไข ปรับแต่งกราฟ ย่อ/ขยาย ขนาดของกราฟได้เหมือนกับการย่อ/ ขยายขนาดของรูปภาพหรือ วัตถุ (object) ได้ ดังนี้
1. คลิกที่พื้นที่ของกราฟที่ต้องการแก้ไข จะเห็นว่ามีกรอบและสี่เหลี่ยมเล็กๆ ล้อมรอบกราฟ
2. คลิกปุ่มขวาของเมาส์ ที่พื้นที่ของกราฟ เพื่อเลือกแก้ไข ดังรูป จะมีตัวเลือกดังนี้
o Format Chart แต่งสีพื้น ใส่กรอบ ใส่รูปภาพพื้นหลังให้กราฟได้
o Chart type (ขั้นตอนที่ 1) ปรับเปลี่ยนประเภทของกราฟ
o Source Data (ขั้นตอนที่ 2) ปรับเปลี่ยนแหล่งข้อมูล
o Chart Option (ขั้นตอนที่ 3) ปรับเปลี่ยนรายละเอียดคำอธิบายกราฟต่างๆ
o Location (ขั้นตอนที่ 4) ปรับเปลี่ยนบริเวณที่วางกราฟ
7.เทคนิคการจัดเรียงข้อมูล
การเตรียมตารางข้อมูล.......................ตารางข้อมูลที่ใช้ มีลักษณะดังนี้
ขั้นตอนการเรียงข้อมูล...........1. คลุมทึบ ข้อมูล ในเซลล์ ตั้งแต่เลขที่ 1 - 10 , เลขที่ประจำตัว , ชื่อ - สกุล และคะแนนที่ได้ ...........2. คลิกเมาส์ ที่เมนู ข้อมูล > เรียงลำดับ ...........3. จะปรากฎกรอบ เรียง .......ให้เลือกเรียง คะแนนที่ได้ ในช่อง จัดเรียงตาม และระบุ จากมากไปหาน้อย......................จากนั้น คลิก ตกลง
